Nội dung chính:
- 1. Các loại cơ sở
- 2. Tủ hồ sơ chỉ hoạt động tại Trường chính
- 3. Chuyển đổi giữa Trường chính và Cơ sở
- 4. Lưu hồ sơ theo từng cơ sở
- 5. Thanh bên Cơ sở của đơn vị
1. Các loại cơ sở
Mỗi đơn vị có thể gồm các loại cơ sở sau:
- Trường chính: Là đơn vị gốc và là nơi sử dụng Tủ hồ sơ FBOT.
- Phân hiệu: Là cơ sở trực thuộc Trường chính.
- Điểm trường: Là cơ sở trực thuộc Trường chính.
Lưu ý: Trong hệ thống, Phân hiệu và Điểm trường được gọi chung là Cơ sở.
2. Tủ hồ sơ chỉ hoạt động tại Trường chính
Tủ hồ sơ FBOT chỉ hoạt động tại Trường chính.
Phân hiệu và Điểm trường không có giấy phép FBOT riêng và cũng không có danh sách nhân sự riêng. Nhân sự của các cơ sở vẫn được quản lý thông qua Trường chính.
Khi Thầy/Cô đang làm việc tại một Cơ sở, hệ thống sẽ yêu cầu chọn Trường chính để tiếp tục sử dụng Tủ hồ sơ.
3. Chuyển đổi giữa Trường chính và Cơ sở
Khi đăng nhập, các Trường chính mà tài khoản được phép làm việc sẽ hiển thị dưới dạng thẻ để Thầy/Cô lựa chọn. Mỗi Trường chính sẽ hiển thị số lượng Cơ sở trực thuộc.
Thông tin của các Phân hiệu/Điểm trường được hiển thị bên dưới để Thầy/Cô tham khảo. Các Cơ sở này không được chọn làm đơn vị làm việc trực tiếp trong Tủ hồ sơ.
Lưu ý: Nếu tài khoản của Thầy/Cô chỉ được gắn với Cơ sở mà chưa được gắn với Trường chính, hệ thống sẽ thông báo yêu cầu liên hệ bộ phận hỗ trợ để được bổ sung Trường chính.
4. Lưu hồ sơ theo từng cơ sở
Trong Tủ hồ sơ, một số thư mục có thể được thiết lập chế độ Lưu theo cơ sở.
Khi bật tính năng này, các file trong thư mục sẽ được tách riêng theo từng Cơ sở/Điểm trường. Nhờ đó, Thầy/Cô có thể quản lý hồ sơ của từng cơ sở rõ ràng, tránh nhầm lẫn giữa các file.
Nhân sự được phân quyền tại cơ sở nào sẽ chỉ nhìn thấy các file thuộc cơ sở được gán quyền.
5. Thanh bên Cơ sở của đơn vị
Khi thư mục được thiết lập Lưu theo cơ sở, Thầy/Cô có thể theo dõi và quản lý file theo từng Cơ sở.
Thanh bên Cơ sở của đơn vị gồm:
- Dùng chung: Chứa các file dùng chung cho toàn đơn vị, không thuộc riêng một cơ sở nào.
- Danh sách Cơ sở: Hiển thị các Phân hiệu/Điểm trường trực thuộc, kèm theo tên, địa chỉ(nếu có) và số lượng file đang được lưu tại mỗi cơ sở.
- Tìm kiếm Cơ sở: Có thể tìm nhanh cơ sở theo tên hoặc địa chỉ.
Thầy/Cô có quyền quản lý cũng có thể sử dụng chức năng Cập nhật cơ sở để chuyển một hoặc nhiều file sang cơ sở khác khi cần.
Ví dụ: Một file đang được lưu cho Điểm trường A, nhưng sau đó cần chuyển sang Điểm trường B, Thầy/Cô có thể cập nhật lại cơ sở của file thay vì phải tải file lên lại.