Nội dung chính:
1. Ký số/ký điện tử vào file
Bước 1: Tại mục Hồ sơ đơn vị, chọn file PDF cần ký.
Bước 2: Chọn Ký số
Bước 3: Tùy chỉnh thông tin hiển thị trước khi ký, gồm:
- Nơi ký Nhập thông tin nơi thực hiện ký.
- Liên hệ Nhập thông tin liên hệ.
- Ghi chú: Nhập nội dung ghi chú nếu cần.
Tại mục Hiển thị, Thầy/Cô có thể lựa chọn cách hiển thị chữ ký trên file:
- Chỉ chữ ký: Chỉ hiển thị hình ảnh chữ ký.
- Chữ ký & mô tả: Hiển thị hình ảnh chữ ký kèm thông tin của người ký như email, đơn vị, ngày ký,… Đây là tùy chọn được phần mềm mặc định lựa chọn.
- Chỉ mô tả: Chỉ hiển thị thông tin của người ký như email, đơn vị, ngày ký,…
Bước 4: Điều chỉnh vị trí và kích thước chữ ký.
- Nhấn giữ chuột trái vào chữ ký, sau đó kéo và thả đến vị trí cần ký trên file.
- Để thay đổi kích thước chữ ký, đưa chuột đến góc hoặc cạnh của khung chữ ký, sau đó kéo để điều chỉnh kích thước phù hợp.
Bước 5: Thực hiện Ký điện tử hoặc Ký số tùy theo nhu cầu.
- Ký điện tử: Không cần sử dụng USB Token. Phần mềm sử dụng email của người ký để mã hóa và xác thực thông tin cá nhân vào chữ ký. Đồng thời, chữ ký sẽ có thêm thông tin chữ ký số được ẩn bên trong.
- Ký số: Cần cắm USB Token vào máy tính và cài đặt phần mềm hỗ trợ ký số để xác thực thông tin của người ký trên chữ ký.
2. Nhận diện file đã ký
Sau khi ký file thành công, Thầy/Cô có thể nhận biết file đã được ký thông qua các dấu hiệu sau:
- Phía sau tên file xuất hiện biểu tượng
Đã ký - Phía sau tên file xuất hiện biểu tượng phiên bản. Khi xem lịch sử phiên bản, phiên bản có chữ ký và phiên bản gốc chưa có chữ ký sẽ được thể hiện riêng để Thầy/Cô dễ dàng theo dõi.
- Khi tải lên hệ thống một file PDF có tên theo dạng
*_signed.pdfhệ thống sẽ mặc định nhận diện đây là file đã ký.
