Phần mềm FBOT gồm các loại người dùng sau:
1. Tài khoản Quản trị
Đây là tài khoản dành cho người phụ trách quản lý và thiết lập hệ thống của đơn vị.
Tài khoản Quản trị có đầy đủ quyền để thực hiện các công việc trên phần mềm, chẳng hạn như:
- Thêm, chỉnh sửa hoặc xóa hồ sơ, tài liệu.
- Quản lý các thư mục và hồ sơ của đơn vị.
- Tạo và quản lý các nhóm người dùng.
- Phân quyền sử dụng cho giáo viên, nhân viên trong trường.
- Điều chỉnh quyền truy cập khi có thay đổi về nhân sự hoặc công việc.
Thông thường, tài khoản này sẽ do người được nhà trường phân công quản lý và thực hiện việc thiết lập, phân quyền trên hệ thống.
2. Tài khoản nhân sự (Tài khoản thường)
Đây là tài khoản dành cho giáo viên, nhân viên hoặc những người sử dụng phần mềm để thực hiện công việc hằng ngày.
Tài khoản thường không có quyền quản trị hệ thống. Thầy/Cô chỉ có thể xem và thực hiện các thao tác trên những hồ sơ, thư mục mà mình được phân quyền.
Ví dụ: Nếu tài khoản của Thầy/Cô chưa được cấp quyền truy cập vào thư mục của đơn vị thì khi đăng nhập, thầy cô sẽ không nhìn thấy thư mục đó.
Sau khi được Quản trị phân quyền, Thầy/Cô có thể truy cập và sử dụng các chức năng tương ứng với quyền được cấp.
Lưu ý: Nếu Thầy/Cô đăng nhập nhưng không thấy hồ sơ hoặc thư mục cần sử dụng, có thể tài khoản chưa được phân quyền. Khi đó, Thầy/Cô có thể liên hệ người phụ trách quản trị của trường để được kiểm tra và cấp quyền.
3. Nhóm người dùng
Nhóm người dùng giúp nhà trường phân quyền cho nhiều tài khoản cùng lúc, thay vì phải thiết lập quyền riêng cho từng người.
Người quản trị có thể tạo các nhóm phù hợp với từng bộ phận hoặc công việc, sau đó thiết lập quyền cho nhóm và thêm tài khoản của giáo viên, nhân viên vào nhóm.
Khi một tài khoản được thêm vào nhóm, tài khoản đó sẽ được sử dụng các quyền đã thiết lập cho nhóm.
Ví dụ:
Nhà trường tạo nhóm “Văn thư” và cấp quyền quản lý một số thư mục hồ sơ cho nhóm này. Khi thêm tài khoản của các Thầy/Cô, nhân viên phụ trách văn thư vào nhóm, các tài khoản này sẽ được hưởng những quyền đã cấp cho nhóm.
Cách phân nhóm này giúp nhà trường dễ dàng quản lý quyền sử dụng, đặc biệt khi có nhiều giáo viên, nhân viên cùng thực hiện một công việc.